2021 Quand et comment organiser son AG ?

Quelles nouveautés pour l’organisation de son AG à distance ?

L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 a introduit plusieurs assouplissements concernant les AG et les réunions de l’instance dirigeante de l’association. Elle proroge l’application de l’ordonnance du 25 mars 2020 jusqu’au 1er avril 2021, au terme de la période transitoire de sortie de l’état d’urgence sanitaire, et devra encore être complétée par un décret pour en préciser ses modalités d’application.

A noter qu’il est possible à ce jour de :

  • Convoquer une assemblée générale par courrier électronique même lorsque les statuts prévoient une convocation par voie postale de manière exceptionnelle.
  • Organiser les AG à distance même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas
  • Mettre en œuvre un vote à distance ou un vote électronique même si ces modalités ne sont pas déjà prévues dans les statuts.
  • permettre le recours à la consultation écrite et le vote par correspondance même lorsque ce mode de prise de décision n’était pas prévu dans les statuts

Pour organiser votre AG par visioconférence ou audioconférence, vous pouvez consulter les informations données dans le cadre du webinaire du 9 juin sur la tenue des instances de gouvernance à distance.

Nouveau !
Depuis le 2 décembre, il est également possible d’avoir recours à une consultation écrite des membres complétée par un vote par correspondance.

La dernière ordonnance fait suite au prolongement de l’état d’urgence sanitaire décidé par la loi du 14 novembre 2020 et proroge l’application de l’ordonnance du 25 mars 2020 jusqu’au 1er avril 2021, c’est-à-dire jusqu’au terme de la période transitoire de sortie de l’état d’urgence sanitaire. Cette ordonnance devra encore être complétée par un décret pour en préciser ses modalités d’application.

A noter que jusqu’au 1er avril 2021, il est possible de : 

  • Convoquer une assemblée générale par courrier électronique même lorsque les statuts prévoient une convocation par voie postale de manière exceptionnelle.
  • Organiser leurs assemblées générales et leurs instances en visioconférence ou en audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent, dès lors que ces moyens de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
  • Mettre en œuvre un vote à distance ou un vote électronique des membres même si ces modalités ne sont pas déjà prévues dans les statuts. (art. 5 et 5 ; v. ci-après).
  • permettre le recours à la consultation écrite des membres des assemblées même lorsque ce mode de prise de décision n’était pas prévu dans les statuts
  • Permettre le vote par correspondance même lorsqu’il n’est pas prévu dans les statuts (ord. 25 mars 2020, art. 6-1 nouv. rééd.). La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, à moins qu’il soit déjà prévu de droit.

Existe-t-il la possibilité d’un report supplémentaire pour tenir son AG ?

Les décrets n° 2020-418 du 10 avril 2020 et n°2020-925 du 29 juillet 2020 en application de l’ordonnance du 25 mars 2020 prévoyait la possibilité de reporter leur assemblée générale jusqu’à 3 mois après la date  légale ou réglementaire initialement prévue pour approuver les comptes annuels, qui avait été prolongée jusqu’au 30 novembre 2020. La dernière ordonnance devra encore être complétée par un décret pour préciser notamment les conditions d’un éventuel report supplémentaire. Quoi qu’il en soit, si les associations concernées n’ont aucune obligation légale ou réglementaire, ce sont les dispositions des statuts qui s’appliquent. Si la période de réunion de l’assemblée générale est précisée dans les statuts et que celle-ci ne peut se tenir, il convient alors que la décision de son report soit prise de façon transparente et démocratique, d’informer les membres des difficultés rencontrées et de leur demander leur avis sur ce report afin que la décision ne soit pas prise unilatéralement par le bureau ou le conseil d’administration.

Les conséquences d’un décalage très important des AG et de la validation des comptes sont principalement administratives, puisque des financeurs peuvent demander ces documents (comptes approuvés, rapport d’activité) soit pour contrôler l’utilisation des subventions, soit pour instruire de nouvelles demandes. Mais les mesures permettent de pouvoir s’adapter et la tolérance va être grande.

Comment organiser son AG en période de crise sanitaire ?

Hors période de confinement, les AG peuvent se dérouler :

- en présentiel, en respectant les mesures et les gestes barrières ;
- ou à distance si l’organisation en présentiel ne permettrait pas de respecter ces mesures et gestes barrières,
- ou encore via une consultation écrite (nouvelle mesure entrée en vigueur au 1er décembre 2020 jusqu’au 1er avril 2021).

Durant une période de confinement, les AG peuvent se dérouler :

- à distance, via une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Pour de petites associations, des solutions libres et gratuites existent.
- et/ou via une consultation écrite (nouvelle mesure entrée en vigueur au 1er décembre 2020 jusqu’au 1er avril 2021).

Quelles modalités de réunions d’AG à distance ?

  • Outils de visioconférence : Une attention particulière doit être donnée à ce que les participants disposent d’un accès facilité au numérique et d’une information suffisante (mise à disposition des documents soumis à leur approbation) dans un délai raisonnable. Les solutions sont variables selon la taille des associations et le nombre de personnes à réunir. Par exemple pour une petite réunion, l’outil gratuit, KAWAA Live peut correspondre car il est limité à 8 personnes. Il y existe également les outils Framatalk / Jitsi (logiciel libre), zoom, Teams... Pour une association plus importante, les outils GoToMeeting possible jusqu’à 250 participants ou easyQuorum sont plus adaptés. vous en retrouverez certains dans le document du webinaire cité plus haut.
  • Votes électroniques ou par correspondance : L’ordonnance du 2 décembre 2020 étend et assouplit le vote par correspondance même pour les groupements pour lesquels ce mode de vote n’est pas déjà prévu dans les statuts en l’autorisant exceptionnellement. La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, à moins que le vote par correspondance soit déjà prévu dans les statuts.Même si les moyens de télécommunication permettent d’organiser une assemblée générale à distance, il reste néanmoins à résoudre la difficulté du vote, et notamment pour les plus grosses associations. Le vote à mains levées à distance peut très bien suffire pour les petites associations pour valider les différents rapports moraux, d’activité et financier. Mais pour de grosses associations, bien que des outils numériques existent, le vote à distance nécessite de lever des difficultés techniques (gestion et sécurisation des multiconnexions, identification des participants, confidentialité des délibérations…). Vous trouverez sur le document du webinaire cité plus haut, des exemples d’outils avec leurs particularité pour la création de sondages (via ZOOM, QuizzYourself, Survey Monkey…) ou pour délibérer en ligne via des logiciels qui permettent de comptabiliser les voix  de type Framavox (logiciel libre et gratuit), Limesurvey (logiciel de sondages) ou Kahoot !, (application qui peut être adaptée pour le vote de résolutions d’AG). Nous vous invitons particulièrement à visiter la plateforme en ligne Belenios qui est libre et gratuite et qui offre la possibilité d’organiser une élection en ligne en suivant une fiche conseil très simple.. Il existe également d’autres outils spécialisés et plus onéreux pour les associations de tailles importantes (alphavote, neovote, gs-vote.fr, peoplevox, slibvote, gedivote.fr..).

Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin par voie électronique sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif des votes généré par la plateforme utilisée, etc.).

Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions de vote par voie électronique sont complexes et coûteuses (recours à des prestataires spécialisés et la mise en place de dispositif d’authentification électronique,…).Pour les grandes associations, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés peut apparaître une solution plus adaptée que le vote en direct, les membres ayant adressé leurs formulaires de vote électroniques plusieurs jours avant la réunion en distanciel et le résultat des votes étant constaté au cours de l’AG.

! Le PV de l’AG devra mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances !

Les risques des moyens de télécommunication :

  • prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;
  • authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
  • garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;
  • justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.

Pour répondre aux besoins importants des associations en termes de numérique et de coopération à distance, différentes initiatives (Hello Asso, PANA, Solidatech, Webassoc, Koweb, Animacoop) alimentent un espace de veille collective dans un espace proposé par Hub CoNuMM Pays de La Loire , à retrouver ici.